Fazer a gestão de contratos é a forma mais segura e eficiente de cumprir com os prazos e cláusulas na sua empresa. Isso porque muitos acordos são firmados diariamente com clientes, parceiros, fornecedores, entre outros.
E para manter o controle sobre as negociações é necessário gerenciar esses documentos para evitar prejuízos financeiros.
Neste artigo, listamos as etapas mais importantes do processo de gerenciamento de contratos.
Confira!
Por que gerenciar os contratos em sua empresa?
Desde já, a gestão de contratos é uma estratégia que visa validar as entregas previstas em um contrato, através de ações administrativas. Em outras palavras, gerir um contrato significa supervisionar a sua execução para garantir que os direitos e obrigações das partes envolvidas sejam respeitados e cumpridos.
Em geral, essa gestão abrange cada uma das etapas do ciclo de vida de um contrato, que vão desde a solicitação até o encerramento ou renovação.
Desse modo, é possível manter as contratações em dia, evitar erros e otimizar os processos do negócio.
Mas por que essa prática é tão importante para a empresa?
Em primeiro lugar, cuidar dos contratos firmados permite que tanto o contratante quanto o contratado fiquem satisfeitos com a negociação. Ou seja, se sua empresa presta serviços recorrentes e faz um bom gerenciamento de contratos, ela tem mais chances de deixar o cliente satisfeito e de fidelizá-lo.
Como resultado, ela terá garantia de receita, tornando o negócio mais rentável.
Para que serve a gestão de contratos?
De antemão, os objetivos da gestão de contratos são muitos. Entre os principais, podemos destacar:
Entre os objetivos da gestão de contratos, podemos citar:
- Assegurar o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos;
- Agilizar os trâmites contratuais na empresa;
- Evitar gastos desnecessários;
- Acompanhar todas as fases do ciclo de vida dos contratos;
- Controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos;
- Identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais;
- Promover a comunicação entre as partes.
7 etapas da gestão de contratos
Conheça agora todos os estágios do ciclo de vida de um contrato:
1) Planejamento
A primeira etapa de um documento contratual é o planejamento. Ou seja, é neste estágio que se definem as condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações das duas partes.
Além disso, o planejamento também permite o entendimento do instrumento legal. A partir disso, o documento poderá ser elaborado.
2) Confecção/redação
Após o planejamento, vem a confecção do contrato.
Caso a empresa conte com uma equipe jurídica interna, ela fará a prévia do contrato. Contudo, se a empresa não tiver um setor jurídico interno, o mais recomendado é que ela contrate um escritório de contabilidade que o auxilie nesta tarefa.
De todo modo, nesta etapa o mais importante é que o contrato seja redigido com objetividade, clareza e transparência. Afinal, informações ambíguas podem causar sérios problemas de interpretação.
3) Negociação de contratos
A negociação é a etapa em que as partes analisam o que prevê o contrato, chegando assim a um acordo. Caso um dos envolvidos discorde de algum ponto, o documento passa por revisão e alterações.
No entanto, é essencial que essas mudanças sejam rápidas para evitar atrasos que possam comprometer o andamento do processo. Logo, para agilizar o processo, é fundamental que a comunicação seja eficiente.
4) Aprovação
Assim que ambas as partes aprovam o contrato, é hora de firmar o acordo com as assinaturas.
5) Execução
Depois de assinado, o contrato entra na fase de execução. Ou seja, é nesta parte do processo que o contratante e o contratado devem efetivar o que consta no documento.
E para assegurar que isso aconteça sem danos à empresa, é crucial fazer o acompanhamento.
6) Revisões e aditivos
A princípio, podem surgir novas demandas durante a execução de um contrato. Isso é bastante comum em situações como atualização na versão de um software, mudança no produto ou na legislação, por exemplo.
Então, para incluir essas demandas, o documento pode receber aditivos e modificações sempre que for necessário.
7) Encerramento ou Renovação
Por fim, a última etapa do ciclo de um contrato pode ser o encerramento ou a renovação.
Desse modo, quando chega a data de vencimento, o setor jurídico deve avaliar o documento para saber se ele foi cumprido integralmente e se não há nada pendente. Caso esteja tudo certo, basta encerrar e arquivar o contrato.
E então, deu para compreender a importância da gestão de contratos? Essa é uma medida fundamental para proteger sua empresa durante as relações comerciais.
Além disso, é uma atividade que facilita a tomada de decisões e aumenta os lucros da companhia.
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Nossas soluções permitem organizar e gerir contratos com eficiência e visão estratégica de negócio. Leitura recomendada: Como a assessoria contábil influencia no sucesso de uma empresa?
